Wie Sie Regeln für gemeinsame Treffen erarbeiten

„Ich muss noch schnell was essen“ – Kommt dieser Satz, fängt ein Online-Meeting schon mal 20 Minuten später an. Ungünstig für den, der bereits vor dem Bildschirm sitzt. Gemeinsame Regeln sind auch für diese Treffen wichtig, sagen Businesscoach Christa-Marie Münchow und Trainerin Isabel Schürmann. Sie haben Tipps, wie Chefs, Mitarbeiter und Kollegen den Austausch übers Internet erfolgreich gestalten.

Wer in den vergangenen Monaten im Homeoffice gearbeitet und Meetings online gemacht hat, kennt es bestimmt: Mitunter sind Kollegen einfach mal unpünktlich oder aber sie behaupten, ihre Kamera sei kaputt. Manche bitten nach dem Zuspätkommen um ein kurzes Update. Das stört nicht nur in dem Moment das Treffen. Es bringt auch das größere Ziel in Gefahr – nämlich, dass alle Beteiligten später mit einem guten Gefühl das Meeting verlassen und es nicht unproduktiv empfinden.

Businesscoach Christa-Marie Münchow und Trainerin Isabel Schürmann sagen: New Work heißt nicht, dass jeder online machen kann, was er will. Doch statt starrer Regeln braucht es hier insbesondere Achtsamkeit und Umsicht. Gut ist es, vor dem Austausch auf sein Gegenüber einzugehen. Schafft er es, zu einer bestimmten Uhrzeit am Computer zu sitzen? Kann ein Zeitpuffer eingebaut werden? Ist dieser vorher bekannt, so ist es unproblematisch, wenn ein Treffen etwas später anfängt.

Daneben sollten Menschen bedenken, dass sie mit ihrem Handeln eine Botschaft senden. Ist die Kamera vermeintlich am Tag des Online-Workshops kaputt, so ziehen andere Rückschlüsse. Womöglich haben sie das Gefühl, dass nebenher noch etwas anderes bearbeitet wird. Oder aber es ist im Hintergrund womöglich nicht aufgeräumt, die Kleidung oder die Frisur stimmen nicht. „Es ist ein Irrglaube zu denken, dass andere auch bei ausgeschalteter Kamera nicht bemerken, ob jemand mit voller Aufmerksamkeit da ist oder nicht“, sagt Isabel Schürmann. In manchem Fall können Menschen auch einen virtuellen Hintergrund nutzen, so die Trainerin. Dann sind bestimmte Dinge nicht zu sehen. Es hilft im Notfall auch, ein Bettlaken im Hintergrund zu spannen, sodass zum Beispiel die unaufgeräumte Küche verschwindet.

Die beiden Trainerinnen wollen bewusst nicht die zehn goldenen Tipps fürs Online-Meeting geben. Dennoch sagen sie: „Achten Sie darauf, wann Sie ein Meeting ansetzen. Wenn Eltern gleichzeitig nebenbei Kinder im Homeschooling haben, sind sie unentspannt.“ Auch Kleidung ist ein wichtiger Punkt. Das Hemd sollte nicht flimmern. Selbstverständlich sollte es stabiles Internet geben. Und frühstücken sollten wir davor oder danach. Isabel Schürmann: „Es ist nicht schön, wenn im Online-Meeting ein Brötchen aus der Tüte geholt oder die Kaffeetasse auf den Schreibtisch geknallt wird.“
Daneben empfehlen die beiden auf die Körpersprache zu achten. Christa-Marie Münchow: „Es ist ein Zeichen von Respekt zu prüfen, ob der andere mich anschauen kann.“ Die Kamera und Sitzposition sollten also so sein, dass die Menschen sich auf Augenhöhe sehen können. Auch die Lichteinstrahlung ist ein wichtiger Punkt.

Christa-Marie Münchow sagt: „Jeder Mensch weiß eigentlich, was sich gehört. Wir verlieren nur im Schnell, Schnell, Schnell und dieser Verfügbarkeit der Technik, manchmal den Blick dafür.“

Zusammenfassung: So gelingt das Online-Meeting

1. Auch im Online-Meeting gilt: Monologe sorgen nicht unbedingt für langanhaltende Aufmerksamkeit. Daher: Stellen Sie den Teilnehmern Fragen, bitten Sie sie um ihre Einschätzung oder ihre Meinung. Auflockernd sind auch Parts anderer Teilnehmer, die im Vorfeld vorbereitet werden können.
2. Die Technik muss stehen – nicht nur bei den Teilnehmern, sondern insbesondere auch beim Veranstalter. Daher vor Beginn des Meetings rechtzeitig testen. LTE und LAN sind stabiler als WLAN.
3. Bitten Sie die Teilnehmer, pünktlich zu sein. Und seien Sie es auch.
4. Frühstücken erfolgt besser in den Pausen und nicht während des Meetings. Dasselbe gilt fürs Kaffeetrinken.
5. Achten Sie auf Ihre Kleidung, Sitzposition und den Hintergrund – die unaufgeräumte Küche kann hinter einem Tuch oder einem virtuellen Design verschwinden. Arbeiten Sie und Ihre Kollegen nicht nebenher etwas anderes.

Tipp:
Sie wollen mehr über das Thema wissen? Dann hören Sie in den Podcast „Coaching to go“ (Folge 52) hinein. Christa-Marie Münchow und Isabel Schürmann erklären, wie Sie gemeinsame Regeln für Online-Meetings erarbeiten. Zu spät kommen oder eine ausgeschaltete Kamera lassen sich vermeiden. Isabel Schürmann ist Co-Autorin des Buches „New Work: Knigge reloaded“. https://coaching-to-go.space/

Der Podcast „Coaching to go“
Was treibt uns an? Was blockiert uns? Der Podcast „Coaching to go“ unterstützt Menschen mit Job, die etwas für sich selbst tun wollen. Dafür liefert er in kleinen Häppchen Methoden zum Selbstcoaching und zur Online-Zusammenarbeit. Es geht um Selbstführung, Digital Literacy, das Auflösen von Konflikten und Hindernissen, die eigene innere Haltung und das eigene Energiemanagement. Mitunter wird es experimentell, zum Beispiel, wenn direkt vor dem Mikrofon gecoacht wird und die Zuhörer Mäuschen spielen dürfen. Über Interviews mit Experten werden Themen vertieft. https://coaching-to-go.space/

Mit Leidenschaft: Coach und Podcasterin
Christa-Marie Münchow lebt nahe Berlin und coacht Menschen in ganz Deutschland online. Sie hilft Selbstständigen, Angestellten und Führungskräften, sich zu entwickeln. Seit über 20 Jahren begleitet sie Menschen auf ihrem Weg und bildet andere Coaches und auch Online-Trainer in Wirksamkeit im virtuellen Raum aus.

Pressefotos:
Foto im Anhang: Christa-Marie Münchow. Zum Abdruck frei bei Nennung des Fotografen: Marcus Glahn.

Kontakt für Journalisten:
Christa-Marie Münchow
Wustroweg 52 A
15712 Königs Wusterhausen – bei Berlin
T: +49 3375 5859276
mail: presse-muenchow@judith-roth.de

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