HR Prototyping: Prozesseffizienz in 8 Stunden. Ganz im Sinne von: Schnelle Projekte sind gute Projekte.

HR Prototyping: Prozesseffizienz in 8 Stunden

Prozessmanagement war das große Thema der 90’er Jahre. Es lassen sich ganze Bücherregale mit Literatur über Prozesse und deren Optimierung füllen. Das Thema hat auch heute nicht an Bedeutung verloren. Prozesse sollen effizient, transparent, lean, schnell, kostenoptimiert, qualitativ und effektiv sein. Beste Voraussetzung für ein zweijähriges Projekt mit Analyse-, Konzeptions- und Umsetzungsphase. Doch das war gestern. Heute können Sie HR Prozesse in 8 Stunden optimieren. HR Prototyping ist der Schlüssel dazu.

Wir haben sie zig Mal sehen: Gefüllte Aktenschränke mit Prozessdokumentationen und Metaplänen der bis zu 250 HR Prozesse. Mal in BPMN modelliert, mal als Swim-Lanes. In jedem Fall viele bunte Kästchen mit Informationen über den Prozessschritt, das IT System und die Organisation.
Harmonisierung und Optimierung war das angestrebte Ziel. In der Praxis kamen diese monströsen Prozessdokumentationen doch nur selten zum Einsatz.

– Prozessmanagement in der alten Welt –

Die großen und renommierten Unternehmensberatungen lieben diese Prozessoptimierungs-Projekte. Langfristig und hochprofitabel. Und wenn der Kunde merkt, dass die Prozesse nicht in der Praxis gelebt werden, geht es von vorne los. Ganz im Sinne von: Nach dem Prozessoptimierungs-Projekt ist vor dem Prozessoptimierungs-Projekt. Rechnungen im 7-stelligen Bereich sind üblich.
Der Ablauf dieser Projekte ist oft ähnlich. Die komplexen Aufnahmen der Ist-Prozesse erfolgen mit Interviews und Analyse-Workshopserien. Mehrere Monate für die Aufnahme sind keine Seltenheit. Und das, ohne spürbare Verbesserungen zu initiieren.
Bei den Soll-Prozessen werden oft Best-Practice Prozesse aus internationalen Datenbanken hervorgezaubert. Mit dem Hinweis, dass diese Prozesse das Ergebnis von unzähligen vergleichbaren Kundenprojekten seien. Die Best-Practice Prozesse sollen die Projektdauer verkürzen und schnell zu neuen Erkenntnissen führen. Tun sie aber nur selten. Hier gilt die vermeintlich einfache Logik: Warum sollte der Recruiting-Soll-Prozess eines französischen Chemiekonzerns nicht auch der Beste für den deutschen Mittelständler sein.
Die Konzeption der Soll-Prozesse ist meist noch zeitintensiver als die Aufnahme der Ist-Prozesse.. Die zu Beginn des Projektes modellierten Prozesse müssen regelmäßig angepasst werden, da sich die Rahmenbedingungen im Unternehmen längst geändert haben. Die Umsetzungsphase rückt in weite Ferne.

– HR Prototyping –

Diese Erlebnisse in der Praxis sollen keineswegs eine Argumentation gegen effiziente und verbesserte HR Prozesse sein, im Gegenteil. Nur die Art der Prozessoptimierung muss sich der Schnelllebigkeit des Unternehmens und dem Wunsch nach einer neuen Arbeitswelt anpassen.
Prototytping stammt ursprünglich aus der Automobilindustrie und ist weit verbreitet in der Welt der Startups. Startups sind darauf angewiesen, ihren Kunden schnell marktfähige Produkte anzubieten, um am Markt zu überleben. Erkunden, entwerfen und umsetzen erfolgt in einem Zyklus. Viele Startups scheitern, wenn sie kein Produkt anbieten, dass sich kontinuierlich an die wechselnden Kundenwünsche anpasst. Genau hier setzt Prototyping an. Der Vorteil: Die Methode gelingt im Großraumbüro eines Konzerns genauso gut wie im Hinterhof eines Berliner-Szenebezirks. Das macht Prototyping zu einer zeitgemäßen und schnellen Methode zur Optimierung von HR Prozessen.
Ziel des Prototypings ist es, die HR Prozesse auf das nächste Level zu heben und dabei die Kundenbedürfnisse (Bewerber bzw. Mitarbeiter) besser zu berücksichtigen als bisher. Es gilt, Ideen in schnell spürbare und pragmatische Verbesserungen zu verwandeln, und nicht den bestmöglichen Prozess für die Einführung in anderthalb Jahren zu entwickeln. Dadurch entstehen deutlich schnellere Lernzyklen und sofort spürbare Veränderungen in der HR Organisation.

Das Prototyping erfolgt gemeinsam mit den verantwortlichen HR Mitarbeitern. Das ist Wertschätzung in Reinkultur und der Antipol zu Best-Practice Prozesse aus internationalen Datenbanken. Prozesse gemeinsam zu „prototypen“, macht daher Freude. Und die Wahrscheinlichkeit, dass die neuen Prozesse in der Praxis gelebt werden, steigt um ein Vielfaches.

Zunächst werden die Merkmale des HR Prozesses (z.B. Recruitingprozess), das Ergebnis (Einstellungsvertrag), die Beauftragungsarten (Online, Face-to-Face, Telefon), die Häufigkeit oder auch die derzeitige Kundenzufriedenheit betrachtet und diskutiert. Ziel ist es stets, schnelle und vor allem pragmatische Verbesserung zu erzielen. Der HR Prozess wird mit HR Verantwortlichen und Experten analysiert und noch am selben Tag neu konzeptioniert. Hierbei wird besonders auf die Nutzerfreundlichkeit fokussiert und die für den internen Kunden wichtigen Merkmale.
In den häufigsten Fällen wissen die HR Kollegen bereits, welche Verbesserungen notwendig sind. Um darüber hinaus die gängigen Fallstricke, wie „das ist historisch so gewachsen“, zu vermeiden, wird die Gruppe durch Kreativätstechniken zum „um die Ecke denken“ angeregt. Neben den so generierten Prozessverbesserungen werden die dazugehörigen Dokumente und Formulare auf Nutzerfreundlichkeit untersucht und optimiert.

Die gesammelten Erkenntnisse führen zu einem neuen HR Prozess inklusive Eigenschaften, Ablauf und dazugehörigen Dokumenten. Dieser wird unter der Fragestellung: Was kann morgen, was kann in 2 Wochen und was kann in 2 Monaten verbessert und umgesetzt werden, so dass die Prozessverbesserungen bereits am darauffolgenden Tag spürbar werden.

Das in den folgenden Wochen gewonnene Feedback der internen Kunden wird in der nächsten Schleife aufgegriffen und verarbeitet. Diese Feedbackschleife ermöglicht es dem HR Bereich, sich auf die Verbesserungen zu konzentrieren, die für den Kunden wirklich wichtig sind, anstatt Dinge maximal effizient zu tun, die im Zweifelsfall niemand benötigt.
Diese iterative Vorgehensweise beim Prototyping verringert den Aufwand enorm, führt zu sofort spürbaren Veränderungen und schafft schnelle Erfolgserlebnisse bei den beteiligten HR Mitarbeitern.

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