Fallstudie zeigt: Digitalisierung beschleunigt und verbessert Prozesse beim Hausverwalter der DFK Gruppe.
Im Jahr 2019 stand die MIAG GmbH, der Hausverwalter der DFK Gruppe, vor einer riesigen Herausforderung: Die Zahl der Vermietungen und der Wohnungsübergabe stieg rasant an. „500 bis 800 Objekte sollten in diesem Jahr dazukommen und teilweise mussten 100 Wohnungen zeitgleich vermietet werden“, sagt MIAG-Geschäftsführer Stefan Frank, der damals gerade neu bei dem Unternehmen eingestiegen war. Da alle Prozesse noch analog abliefen, bewältigten die fünf Mitarbeiter der Vermietungsabteilung rund 300 Vermietungen pro Jahr. „Wir konnten unmöglich so viele Mitarbeiter einstellen und einarbeiten, wie wir für das Wachstum eigentlich benötigt hätten“, berichtet Stefan Frank. Deshalb suchte die MIAG die Lösung in der Steigerung der Effizienz durch digitalisierte Prozesse. Nach dem Test verschiedener Anbieter fiel die Wahl auf EverReal. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung, die den kompletten Prozess der Wohnungsvermietung digital abbildet.
Innerhalb eines Monats konnte die Software in das MIAG-System integriert und nutzbar gemacht werden. Dadurch erfolgten eine Automatisierung und eine extreme Beschleunigung der Prozesse. Dies reicht von der Objektinsertation auf allen gängigen Portalen über die Besichtigungstermine bis zu den Mietverträgen. Selbst Wohnungsübergaben mit Fotodokumentationen, die Selbstauskunft und die Kontrolle der Schufa-Auskunft – alles läuft digital ab. Dabei greifen alle Schritte nahtlos ineinander. Bryan Badu, verantwortlich für den MIAG-Standort in Kassel, berichtet: „Für die Koordination einer Wohnungsbesichtigung habe ich früher bis zu 30 Minuten benötigt. Heute erstelle ich dafür Terminfenster und die Interessenten tragen sich eigenständig für diesen oder einen anderen Termin ein.“
Aber nicht nur die höhere Geschwindigkeit, auch die Reduzierung der Fehlerquellen trug zur Effizienzsteigerung bei. Denn die Mitarbeiter werden Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess geleitet. Und nur, wenn ein Schritt abgeschlossen ist, geht es zum nächsten Schritt weiter. Stefan Frank dazu: „Es ist perfekt, dass wir jetzt einen geraden, vorgezeichneten Weg haben, denn wann immer man vom Weg abweicht, passieren Fehler.“
Wie positiv die Umstellung gewirkt hat, zeigt jetzt die Case Study, zu Deutsch Fallstudie, des Anbieters EverReal. Dieser prüfte, wie sich die Vermietungszahlen von 2019 bis ins Jahr 2021 verändert haben. Und das Ergebnis überzeugt, wie der MIAG-Geschäftsführer bestätigt: „Im Durchschnitt vermietet jeder Mitarbeiter 67 Prozent mehr Einheiten.“ Dadurch konnte die MIAG das rasante Wachstum innerhalb der DFK Gruppe mitgehen. Der Verwaltungsbestand legte um mehr als 30 Prozent zu und die Anzahl der zu vermietenden Einheiten stieg um 50 Prozent. „Dabei haben wir nur einen weiteren Mitarbeiter eingestellt“, sagt Stefan Frank. Heute schafft das Team circa 600 Vermietungen pro Jahr inklusive Neubauobjekte. Dazu hat die Digitalisierung einen weiteren Nebeneffekt erzielt, wie der MIAG-Geschäftsführer berichtet: „Die Mitarbeiterzufriedenheit ist spürbar gestiegen und außerdem sind wir für die Generation der ‚Digital Natives‘ als Arbeitgeber viel attraktiver geworden.“ Hinzu kommt, dass die Softwarelösung eine sogenannte „White-Label-Lösung“ ist. Das bedeutet, dass die MIAG unter ihrer eigenen Marke mit den Kunden kommuniziert und sensible Daten vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.
Mit der digitalen Lösung für die eigenen Prozesse hat die MIAG die Herausforderung des schnellen Wachstums bewältigt. Aktuell verwaltet das Unternehmen bundesweit rund 3.600 Wohnungen in mehr als 200 Wohnanlagen. Bei gleichbleibender Entwicklung wird es nicht allzu lange dauern, bis die MIAG die Marke von 10.000 verwalteten Wohnungen erreicht. Stefan Frank abschließend: „Dank der digitalisierten Prozesse sehen wir uns bestens aufgestellt und freuen uns auf diese Herausforderung.“
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Die DFK-Unternehmensgruppe ist ein dynamisch wachsender Finanzdienstleister mit Sitz in Kaltenkirchen bei Hamburg. Mit der Muttergesellschaft, der DFK Deutsches Finanzkontor AG, an der Spitze hat sich die Gruppe vor allem auf den Bereich des Immobilieninvestments spezialisiert und erbringt dabei umfassende Dienstleistungen rund um die Immobilie. Hierzu zählen insbesondere Erwerb und Vertrieb, Versicherung sowie die Haus- und Wohnungsverwaltung. Des Weiteren zählt mit der DFK Bau GmbH ein Bauunternehmen zur Gruppe. Die DFK-Gruppe verfügt über ein gut ausgebautes Vertriebs- und Servicenetz mit 18 Filialen im gesamten Bundesgebiet. Die DFK-Unternehmensgruppe betreut aktuell mehr als 30.000 Familien mit rund 80.000 Verträgen. Vorstandsvorsitzender der DFK Deutsches Finanzkontor AG ist Valeri Spady.
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