Zum Jahreswechsel ist der Briefkasten am Wohnhaus für gewöhnlich voller als unterm Jahr. Das bezieht sich aber nicht auf die Weihnachtspost und Geschenkelieferungen zum Jahresende, sondern gemeint sind die vielen Briefe, die für die Steuererklärung zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Auf welche Briefe sollte man besonders achten und wohin damit, so dass sie zum benötigten Zeitpunkt möglichst schnell wieder zur Hand sind? Die Lohnsteuerhilfe Bayern hat ein paar Tipps für Steuerpflichtige zusammengestellt.
Unterlagen, die bares Geld wert sein können, sollten am besten gleich so abgelegt werden, dass sie bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung griffbereit sind. Für Briefpost kann es ein klassischer Steuerordner sein, in dem die Papiere abgeheftet werden. Viele Banken und Versicherungen versenden ihre Nachweise aber inzwischen digital. Diese sollten relativ rasch im Postfach abgerufen und in einem digitalen Steuerordner archiviert werden. Denn oftmals sind digitale Dokumente nach Ablauf von zwölf Monaten nicht mehr abrufbar. Wer seine Steuererklärung online erledigt, wird die klassische Briefpost ohnehin abfotografieren oder einscannen, um sie in Elster, eine Steuersoftware oder das Mitgliederportal einer Lohnsteuerhilfe hochzuladen. Insofern ist die digitale Archivierung von Anfang an recht praktisch.
1. Beitragsrechnungen von Versicherungen
Meist fängt es im November an, dass die Versicherungen ihre Beitragsrechnungen verschicken. Die gezahlten Beiträge für Personenversicherungen können unter Umständen bares Geld wert sein. Wer den Höchstbetrag von 1.900 Euro für Angestellte, mitversicherte Familienangehörige oder Beamte mit der Basiskrankenversicherung noch nicht ausgeschöpft hat, kann andere Versicherungsbeiträge, wie für die private Pflege, Unfall-, Zahn-, Zusatzkranken-, Berufsunfähigkeit, Risikolebens- und Haftpflichtversicherung noch absetzen. Bei Privatversicherten und deren Kindern sind die Beitragsrechnungen essenziell, da diese unbedingt in die Steuererklärung müssen.
2. Spendenbescheinigungen über 300 Euro
Im Dezember versenden die großen karitativen Einrichtungen die Spendenbescheinigungen für das vergangene Jahr. Bei Spenden an gemeinnützige steuerbegünstigte Organisationen unter 300 Euro reicht ab 2021 ein einfacher Nachweis, wie ein abgestempelter Einzahlungsbeleg, Kontoauszug oder ausgedruckter Nachweis einer Online- oder Paypal-Transaktion. Ab einer Spende von 300 Euro muss die Spendenbescheinigung der Steuererklärung zwingend beigefügt werden, mit Ausnahme von Einzahlungen auf Sonderkonten zugunsten des Ukrainekriegs oder der Ahrtal-Katastrophenhilfe. Auch Spendenbescheinigungen für Sachspenden, getätigte Aufwendungen oder unbezahlte Zeitspenden finden in der Steuererklärung Platz.
3. Bescheinigungen und Anträge von Finanzdienstleistern
Zum Jahreswechsel kommen auch die Bescheinigungen der Banken. Darunter fallen die Jahressteuerbescheinigungen, welche Kapitalerträge oder Zinsabschläge ausweisen. Auch der Ausweis von gezahlten Darlehenszinsen im Rahmen von Kreditverträgen kann unter Umständen wertvoll sein. So können z.B. Vermieter diese absetzen, wenn sie mit dem Kredit eine Mietwohnung renoviert haben und mit der Wohnung Einkünfte generieren. Zinsen für einen Ausbildungskredit sind bei den Ausbildungskosten steuerlich anrechenbar. Wer mit einem Kredit beispielsweise einen erforderlichen Treppenlift finanziert, kann die Zinsen den außergewöhnlichen Belastungen steuerlich zuordnen.
Wer einen Sparvertrag für vermögenswirksame Leistungen führt, erhält eine VL-Bescheinigung Ende Februar von seinem Anlageinstitut. Diese ist für jene Arbeitnehmer relevant, die eine Arbeitnehmersparzulage vom Staat erhalten. Diese beträgt für Alleinstehende maximal 43 Euro für VL-Sparverträge oder Bausparer und maximal 80 Euro bei gleichzeitigem Fondssparen mit Aktienfonds. Es gibt sie nur mit dem Einreichen der Bescheinigung beim Finanzamt. Bei Bausparern kommt noch die Wohnungsbauprämie in Höhe von maximal 70 Euro ab 2021 für Alleinstehende dazu. Der Antrag ist allerdings an die zuständige Bausparkasse zurückzusenden, welche jenen an das Finanzamt weiterleitet.
4. Jahresbescheinigungen zur Altersvorsorge
Ende Februar geht es mit den Jahresbescheinigungen für die Förderung von Riesterverträgen los. Darin werden die Einzahlungen und staatlichen Zulagen vom Anlageinstitut gelistet. Im selben Zeitraum werden ebenfalls die Beitragsbescheinigungen für die Basisrenten (Rürup-Verträge) versendet. Mit dieser können die Altersvorsorgebeiträge in den Anlagen der Steuererklärung geltend gemacht werden. Ab 2023 sind diese sogar zu 100 Prozent absetzbar. Dies gilt ebenfalls für die Einzahlungen in die gesetzliche Rentenversicherung, landwirtschaftliche Alterskassen und berufsständische Versorgungseinrichtungen.
5. Nachweise über Lohnersatzleistungen
Besonders wichtig sind alle Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen. So versendet die Agentur für Arbeit die Bescheide über das Arbeitslosen-, Insolvenz- oder Kurzarbeitergeld. Der Bescheid für ein Übergangsgeld wird von der Rentenversicherung, gesetzlichen Unfallversicherung oder Agentur für Arbeit verschickt, je nachdem, ob es sich um eine Reha-Maßnahme, einen Arbeitsunfall oder eine Behinderung dreht. Geht es ums Mutterschafts- oder Krankengeld, ist die jeweilige Krankenkasse der Absender und Ansprechpartner. Beim Elterngeld ist es die Elterngeldstelle am Wohnort. Lohnersatzleistungen werden übrigens für die Ermittlung des individuellen Steuersatzes herangezogen und verpflichten zur Abgabe einer Steuererklärung.
6. Nebenkostenabrechnungen von Mietern
Recht spät treffen die Nebenkostenabrechnungen ein, die Mieter häufig erst im März oder April erhalten. Hier sind in der Regel ein paar Posten enthalten, die Mieter als haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerkosten absetzen können. Darunter fallen der Schornsteinfeger, der Hausmeister, eine Reinigungsfirma oder Wachdienste. Alle Überprüfungs-, Wartungs- oder Reinigungsleistungen wie die Reinigung des Treppenhauses und der Gemeinschaftsräume, Rasen mähen und Hecke stutzen, Räumen und Streuen im Winter, Ablesen des Heizungs-, Wasser- und Stromverbrauchs, Wartung des Aufzugs, von Feuerlöschern, Rauchmeldern, Elektro-, Gas- und Wasserinstallationen werden vom Finanzamt anerkannt. Wer die Handwerker- oder Dienstleistung in Auftrag gegeben hat, spielt keine Rolle. Absetzen kann derjenige, der zahlt.
7. Kopie der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
Der Arbeitgeber versendet spätestens Anfang Januar die Gehaltsabrechnung für den Monat Dezember. Darin sind alle Daten für die Steuererklärung enthalten, insbesondere das Bruttogehalt, die einbehaltene Lohnsteuer, die Kirchensteuer und die Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Übersichtlicher sind diese Daten in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aufgeführt, welche der Arbeitgeber an das Finanzamt übermittelt.
Viele dieser Unterlagen liegen dem Finanzamt schon vor, da sie von Arbeitgebern, Banken und Versicherungen automatisch an den Fiskus übertragen werden. Sind die Ausfertigungen für Privatpersonen dann noch wichtig? „Ja“, sagt Tobias Gerauer von der Lohnsteuerhilfe Bayern, „denn auch bei der vorausgefüllten Steuererklärung ist eine Kontrolle der Beträge sinnvoll. Wer seine Steuerdaten in Elster abruft und in seine Steuerformulare digital eintragen lässt, ist nämlich für die Richtigkeit der Daten verantwortlich.“ Der Automatismus spart Zeit ein, aber dennoch sollte sich der Steuerpflichtige auf jeden Fall die Zeit nehmen, jede Zahl mit seinen Unterlagen manuell abzugleichen und gegebenenfalls zu korrigieren.
Die Lohi (Lohnsteuerhilfe Bayern e. V.) mit Hauptsitz in München wurde 1966 als Lohnsteuerhilfeverein gegründet und ist in über 300 Beratungsstellen bundesweit aktiv. Mit mehr als 700.000 Mitgliedern ist der Verein einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Die Lohi zeigt Arbeitnehmern, Rentnern und Pensionären – im Rahmen einer Mitgliedschaft begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG – alle Möglichkeiten auf, Steuervorteile zu nutzen.
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