Bisher bedeuteten Krankmeldungen viel bürokratischen Aufwand. Die eAU – Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vereinfacht den Prozess durch höhere Effizienz und weniger händische Arbeit.
Neue Vorgaben für Arbeitgeber – neue Form der Abfrage von Krankmeldungen
Der Gesetzgeber ist darauf bedacht, verwaltungstechnische Vorgänge immer effizienter zu gestalten. Aus diesem Grund gab es zum 1. Januar 2023 eine Veränderung hinsichtlich der Abfrage von Krankmeldungen durch die Arbeitgeber. Seit Jahresbeginn gehören die Krankmeldungen in Papierform der Vergangenheit an. Statt ihrer ist jetzt die eAU – Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verpflichtend.
Um an dieser neuen Abfrageform überhaupt teilnehmen zu können, heißt es daher für die Arbeitgeber zunächst einmal, die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Das kann durch eine HR-Software geschehen, wie sie beispielsweise von rexx systems zur Verfügung gestellt wird. Auch systemgeprüfte Ausfüllhilfen oder Zeiterfassungssysteme sind möglich.
Die Krankenkassen haben mit EAS eine Verfahrenskennung entwickelt, die die Abfrage technisch ermöglicht. Mithilfe dieser Kennung können nicht nur sämtliche im Rahmen des eAU-Verfahrens üblichen Statusanfragen über die GKV-Kommunikationsserver weitergeleitet werden. Auch die dazu passenden Rückmeldungen der Krankenkassen werden über diese Server übermittelt.
Um sicherzustellen, dass nur berechtigte Unternehmen Zugriff auf Daten zur Arbeitsunfähigkeit von Arbeitnehmer haben, müssen zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein. Einmal muss das anfragende Unternehmen mit dem Mitarbeitenden einen Arbeitsvertrag für den abgefragten Zeitraum nachweisen können. Zudem kann ein Abruf nur erfolgen, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen über die bescheinigte Arbeitsunfähigkeit und auch die Dauer der Krankschreibung informiert hat.
Einfaches digitalisiertes Abfrageverfahren
Das Verfahren ist ebenso einfach wie zeiteffizient. Sobald ein gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer einen am eAU-Verfahren teilnehmenden Vertragsarzt (zu denen auch Zahnärzte zählen) aufgesucht und von ihm eine Krankschreibung (einschließlich Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) erhält, meldet er dies dem Arbeitgeber. Der Arzt hat der Krankenkasse inzwischen die entsprechenden eAU-Daten übermittelt. Der Arbeitgeber übermittelt seinerseits der Krankenkasse eine Anfrage über den GKV-Kommunikationsserver. Die GKV stellt dann die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten über den Server zur Verfügung, die dann vom Arbeitgeber mithilfe seiner HR-Software abgerufen werden können. Privat Krankenversicherte können am eAU-System nicht teilnehmen, ebenso Minijobber, im Mutterschutz befindliche Arbeitnehmerinnen, Teilnehmer:innen an Reha- oder Präventionsmaßahmen eines Sozialversicherungsträgers sowie Bezieher:innen von Kinderkrankengeld bzw. Kinderverletztengeld. Auch Privatärzte nutzen das Verfahren nicht. Darüber hinaus können durch ausländische Ärzte ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht über das eAU-Verfahren abgefragt werden.
Der eAU-Abruf am Beispiel rexx HR & DATEV
Mit der eAU – Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann also eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt direkt an die Krankenkasse weitergeleitet werden. Der Arbeitgeber kann dann zur gemeldeten Krankheitszeit des Arbeitnehmers die AU bei der Krankenkasse anfragen und erhält von ihr die vom Arzt bescheinigten Zeiten der Arbeitsunfähigkeit zurückgemeldet. Wie aber funktioniert das technisch?
Das lässt sich am Beispiel der von rexx systems entwickelten HR-Personalverwaltungssoftware zeigen. Die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können in rexx HR importiert werden. Dort lassen sie sich mit den Abwesenheitsbuchungen verknüpfen und in der digitalen Personalakte hinterlegen. Dieser Service wird bereitgestellt, sobald DATEV ihn für die Schnittstellen-Partner freigegeben hat.
Diese Übermittlung auf elektronischem Wege bringt den Unternehmen vor allem den Vorteil, dass sie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht mehr zeitaufwendig händisch in ihre Personalsysteme einpflegen müssen. Zudem wird das Risiko von Fehlern minimiert, die sich bei der klassischen Bearbeitung immer wieder eingeschlichen haben.
Mehr Zeit, mehr Effizienz, mehr Transparenz durch moderne HR-Softwarelösungen
Seit mehr als 20 Jahren arbeitet rexx systems im Bereich Personalmanagementlösungen und hat seitdem mehr als 2.600 Kunden mit seinen Lösungen begleitet. Die von rexx systems zur Verfügung gestellten Lösungen reduzieren das Verwaltungschaos, optimieren Geschäftsprozesse und verhindern den Verlust wichtiger Unternehmensdaten. Ziel des Unternehmens mit Hauptsitz in Hamburg ist es, durch Vereinfachung und Beschleunigung von HR-Aufgaben Workflows zu verbessern, Potenziale zu entdecken und die Produktivität zu erhöhen. Mehr Informationen zur HR Software von rexx systems finden sich hier: https://www.rexx-systems.com/software-hr/
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Das im Jahr 2000 gegründete Unternehmen rexx systems, dessen HR-Lösungen auch die seit Januar 2023 verpflichtende Abfrage der eAU – Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ermöglichen, ist auf die Entwicklung von HR-Software spezialisiert, die die Personalarbeit in Unternehmen vereinfacht. Die großen Portfolio-Schwerpunkte liegen auf den Bereichen Human Resources, Recruiting sowie Talent Management. Dabei versteht sich rexx systems als Anbieter ganzheitlicher Lösungen auf dem Weg zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Das bedeutet, dass das Unternehmen seinen Kunden von der Beratung bis zum Betrieb sämtliche Dienstleistungen aus einer kompetenten Hand bietet.
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