Neue Lösung erleichtert Terminvereinbarungen und Steuerung von Besucherströmen. Mitarbeitende werden entlastet und Anliegen können dank vollständig vorliegender Unterlagen schneller bearbeitet werden.
Hamburg, 13.04.2023 – Die Gemeinde Barsbüttel hat mit Unterstützung von FrontDesk, dem führenden Anbieter von Lösungen zum Terminmanagement und zur Steuerung von Besucherströmen in der öffentlichen Verwaltung, ein modernes Terminmanagementsystem eingeführt. Das ermöglicht den Mitarbeitenden im Bürgerbüro eine bessere Planbarkeit und effizienteren Service durch gut vorbereitete Bürgerinnen und Bürger. Diese wiederum profitieren von einer deutlichen Zeitersparnis.
Barsbüttel ist eine Gemeinde in Schleswig-Holstein an der östlichen Landesgrenze Hamburgs. Für rund 12.900 Menschen ist Barsbüttel Lebensmittelpunkt.
Viele Anrufe und unvollständige Unterlagen erschwerten effizientes Arbeiten
In der Vergangenheit konnten Termine für Amtsbesuche in Barsbüttel nur telefonisch gebucht werden. Die Mitarbeitenden verbrachten demnach viel Zeit mit dem Beantworten der Anrufe und konnten sich dadurch weniger ihren eigentlichen Aufgaben widmen. Hinzu kam, dass die Bürgerinnen und Bürger bei Terminen die erforderlichen Unterlagen für ihr Anliegen häufig nicht oder unvollständig mitbrachten, was dazu führte, dass die Bedienung lange dauerte oder sie sogar abgewiesen werden mussten.
Der Gemeinde war bei der Einführung eines Terminmanagementsystems eine einfache Bedienbarkeit der Website zur Terminbuchung für die Bürgerinnen und Bürger besonders wichtig. Die Bedienoberfläche von FrontDesk habe die Mitarbeitenden des Bürgerbüros Barsbüttel begeistert und überzeugt. Die Kunden könnten einfach sehen, welche Leistungen die Gemeinde anbietet und würden gleich darüber informiert, welche Unterlagen für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens benötigt werden. „Der Kunde ist jetzt für seinen Termin gut vorbereitet und das spart Zeit“, fassen Mirja Stötzer und Swetlana Stoll, Sachbearbeiterinnen im Bürgerbüro Barsbüttel, den positiven Effekt der Lösung zusammen.
FrontDesk ermöglicht verkürzte Wartezeiten und schnellere Bearbeitung der Anliegen
Mit der Einführung von FrontDesk verlaufen die Termine im Amt jetzt nahezu reibungslos und damit schneller. Das Aufkommen an Anrufen hat sich deutlich reduziert. Die Mitarbeitenden werden weniger im Arbeitsfluss gestört und können ihre Zeit effizienter nutzen. Über den einfach zu bedienenden FrontDesk Hub erhalten sie zudem einen besseren Überblick über ihren Arbeitstag. Sie finden hier beispielsweise eine Liste der gebuchten Termine des Tages, sehen, wie viele Mitarbeitenden verfügbar sind und können planen, wann sie Zeit für ihre Backoffice-Aufgaben haben. Beim Aufrufen von Personen, die einen Termin haben, können die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Voraus sehen, für welches Anliegen der Termin gebucht wurde und können sich darauf besser vorbereiten.
Die Zeitersparnis und gut vorbereitete Bürgerinnen und Bürger spiegeln sich direkt in der durchschnittlichen Wartezeit wider: Mit der Einführung der neuen Lösung können die meisten Besuchenden nun noch vor dem eigentlichen Zeitpunkt ihres Termins aufgerufen werden.
„Das System ist sehr gut und kundenfreundlich aufgebaut, man kommt echt sehr gut damit klar und es kann unserem Bedarf angepasst werden. Wir würden definitiv FrontDesk empfehlen“, fassen Stötzer und Stoll ihre Erfahrungen mit der neuen Lösung für das Terminmanagement in Barsbüttel zusammen.
Ausführliche Fallbeispiele zur Optimierung von Terminmanagement und Besucherstrom finden Sie hier: https://frontdesksuite.com/de/kunden/
Mehr Informationen zur besten Software für die Online-Terminvergabe und Steuerung von Besucherströmen in der öffentlichen Verwaltung: https://frontdesksuite.com/de/
FrontDesk Queue Management Systems (FrontDesk) ist eine innovative, intuitive und einfach zu bedienende Softwareplattform für die Verwaltung von Terminen, Warteschlangen und Kundenströmen in der öffentlichen Verwaltung. Die Lösung beseitigt Wartezeiten, erzeugt positive Kundenerlebnisse und verbessert das Engagement der Mitarbeitenden. Zu den Kunden von FrontDesk gehören zahlreiche Kommunalverwaltungen, Arbeitsagenturen und Gesundheitscenter. Mehr als 10 Millionen Bürgerinnen und Bürger profitieren bereits von einfacher Terminvergabe und optimierten Besucherströmen. Das Unternehmen wurde 2011 in Dänemark gegründet und hat weitere Standorte in Deutschland, Kanada und den USA. www.frontdesksuite.com
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