Neue Richtlinie verpflichtet Unternehmen zur Einführung eines internen Meldesystems für Hinweise über mögliche Missstände oder Gesetzesverstöße
Limburg a.d. Lahn, 24. Mai 2023 – Der Whistleblower Martin Porwoll deckte einen bedeutenden Medizinskandal auf. Über Monate hinweg sammelte der damalige kaufmännische Leiter einer Apotheke Beweise, dass sein Chef Krebsmedikamente unterdosiert verkaufte. Martin Porwoll zeigte ihn schließlich an und verlor seinen Job. Vielen erging es ähnlich. Hinweisgeber mussten bis dato teilweise mit weitreichenden Folgen für ihr Handeln rechnen. Das neue deutsche „Hinweisgeberschutzgesetz“ (HinWeiG) schafft nun Abhilfe. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen zur Einführung eines Whistleblowing-Systems. CARMAO, Spezialist für organisationale Resilienz, zeigt, was das bedeutet.
Voraussichtlich im Juni 2023 wird das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft treten. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen zur Einführung eines Whistleblowing-Systems. Dies soll Beschäftigte ermutigen, Missstände in Unternehmen und Behörden zu melden. Unternehmen müssten demnach die Anforderungen bis September (ab 250 Mitarbeitende) bzw. bis Dezember (ab 50 Mitarbeitende) umsetzen. Vorgeschrieben ist dann, dass über einen einzurichtenden internen Meldekanal Hinweise über mögliche Missstände oder Gesetzesverstöße, die das Unternehmen betreffen, entgegengenommen werden.
„Hinweise von Whistleblowern können dafür sorgen, dass Rechtsverstöße in Unternehmen und Behörden aufgedeckt werden. Das darf jedoch keine Konsequenzen haben. Die Personen verdienen Schutz vor möglichen Benachteiligungen, die ihnen auf Grund ihrer Meldung drohen. Oft führen diese dazu, dass Menschen davor zurückschrecken, im Ernstfall zu handeln. Das Hinweisgebersystem in Unternehmen hat daher die Anonymität der meldenden Person zu wahren, auch wenn diese bereit ist, ihre Identität preiszugeben“, sagt Ulrich Heun, Geschäftsführer bei CARMAO.
Auch Unternehmen profitieren von der neuen Regelung, denn mit dem Hinweisgeberschutzgesetz können Missstände schneller aufgedeckt und Schwachstellen behoben werden. Finanzielle Schäden und negative Schlagzeilen lassen sich so vermeiden. „Die Transparenz schreckt beispielsweise Betrügende ab und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden gegenüber dem Unternehmen. Damit es den gewünschten Effekt erzielt, muss das System zunächst erfolgreich eingeführt werden und der Umgang damit bekannt sein“, erklärt Ulrich Heun.
Meldungen sind vertraulich – betriebliche Richtlinie für HinWeiG sinnvoll
Das Hinweisgeberschutzgesetz bestimmt, dass der vertrauliche Umgang mit den erhaltenen Informationen – einschließlich der Identität – jederzeit einzuhalten ist. Dadurch werden sowohl die hinweisgebenden und die unterstützenden Personen vor möglichen Repressalien geschützt als auch diejenigen, die Inhalt der Meldung sind.
Meldungen im Rahmen der Whistleblower-Richtlinie müssen unabhängig und vertraulich behandelt werden. Nur die dafür zuständige Person darf darauf zugreifen. Bei der Verarbeitung müssen Informationen über die meldende und gemeldete Person berücksichtigt werden. Die Meldung kann anonym oder persönlich in mündlicher oder textlicher Form erfolgen. Bei Nutzung einer IT-Lösung ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Technische und organisatorische Maßnahmen müssen eingerichtet werden, um die Informationen abzusichern.
Ulrich Heun erklärt: „Zur Sicherstellung, dass das Hinweisgebersystem im Unternehmen ordnungsgemäß funktioniert, sollte eine eigene betriebliche Richtlinie erstellt werden. Diese kann in reiner Textform oder als Frequently Asked Questions umgesetzt werden. Sie sollte dokumentieren, welche Art von Meldungen von Mitarbeitenden abgesetzt werden können und welche Art der Meldung nicht über eine Meldestelle weitergegeben werden sollte, da sie beispielsweise über die Personalabteilung geklärt werden kann.“
Bei einer eingegangenen Meldung ist gemäß HinWeiG eine Antwortfrist von sieben Tagen einzuhalten. Innerhalb dieser Zeitspanne sollte mit einem Hinweis reagiert werden, dass die Meldung eingegangen ist und weitergegeben wurde. Bei einem Datenschutzvorfall oder einer Datenschutzverletzung gilt sogar die 72 Stunden-Frist. Diese müssen zeitnah gemeldet, bewertet und gegebenenfalls an die Aufsichtsbehörde weitergeleitet werden.
„Eine gut dokumentierte betriebliche Richtlinie ist essenziell, damit das Hinweisgebersystem im Unternehmen effektiv genutzt wird. CARMAO unterstützt Unternehmen bei der Einführung eines Whistleblowing-Managementsystems“, sagt Ulrich Heun.
Die 2003 gegründete CARMAO GmbH mit Hauptsitz in Limburg a. d. Lahn bietet Beratung, Projektdurchführungen, Dienstleistungen und Seminare an. Die Schwerpunkte liegen dabei in den Bereichen Organisationale Resilienz nach ISO 22316, Informationssicherheit, Risikomanagement, Business Continuity Management (BCM), Datenschutz und Compliance, Sicherheit im Datacenter u. v. m. Der Leistungsumfang erstreckt sich von der Business-Analyse und Marktforschung über die Lösungsentwicklung und -implementierung bis zum Kompetenztransfer durch die Schulungsangebote der „Academy for Organizational Resilience“.
CARMAO befähigt Unternehmen unter anderem dazu, eine organisationale Widerstandsfähigkeit aufzubauen und dabei die Möglichkeiten der Digitalisierung sicher und flexibel zu nutzen. Zum Kundenstamm gehören öffentliche Verwaltungen, Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Branchen. www.carmao.de
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