Seit dem Jahr 2023 sind Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten gesetzlich verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten. Die Anwendung dieser Regelung wurde am 03.07.2023 auf Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten ausgeweitet und betrifft ab dem 18.12.2023 nun auch Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten.
Das Ziel dieses Gesetzes ist der verbesserte Schutz von Whistleblowern, also Personen, die auf Missstände in Unternehmen hinweisen. Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sind Unternehmen nun aufgefordert, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, sofern sie noch kein internes Hinweisgebersystem implementiert haben.
Eine der zentralen Anforderungen des Gesetzes ist die Einrichtung einer Meldestelle. Unternehmen müssen Whistleblowern die Möglichkeit geben, ihre Hinweise mündlich (z.B. über eine Hotline), schriftlich (über ein digitales Meldesystem) oder persönlich (über eine Ombudsperson) abzugeben. In Konzernstrukturen besteht zudem die Option, eine zentrale Meldestelle einzurichten. Der Erhalt einer Meldung muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden, und die Meldestelle muss innerhalb von drei Monaten über ergriffene Maßnahmen informieren, darunter interne Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung an zuständige Behörden.
Ein zentrales Element des Gesetzes ist das Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG, wonach die Identität der Hinweisgeber sowie der in der Meldung genannten Personen vertraulich bleiben muss. Zudem hat der Gesetzgeber eine Beweislastumkehr eingeführt, um Whistleblower vor Repressalien zu schützen. Bei Benachteiligungen wird vermutet, dass diese im Zusammenhang mit der Meldung stehen, was zu Schadensersatzansprüchen führen kann.
Unternehmen, die die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Bußgelder von bis zu 50.000€. Die möglichen Verstöße, die gemeldet werden können, reichen von Strafvorschriften nach deutschem Recht über Ordnungswidrigkeiten bis hin zu Verstößen gegen bundes- und landesrechtliche Vorschriften zur Umsetzung europäischer Regelungen.
Die DDA Digital Data Advice GmbH aus Düsseldorf bietet Unternehmen Unterstützung bei der Einrichtung und dem Betrieb von Meldesystemen. Die Software umfasst verschiedene Funktionen, darunter ein Berechtigungssystem mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Möglichkeit zur anonymen Meldung, automatische Empfangsbestätigungen und Erinnerungen an gesetzliche Rückmeldefristen.
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und ihre Mitarbeiter aktiv über die Möglichkeiten des Hinweisgeberschutzes zu informieren. DDA bietet hierbei eine umfassende Lösung, um den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und gleichzeitig einen effizienten und vertraulichen Umgang mit Hinweisen zu gewährleisten.
Für weitere Informationen und Beratung können sich interessierte Unternehmen an die DDA Digital Data Advice GmbH in Düsseldorf wenden.
Wir bieten individuelle, maßgeschneiderte und passgenaue Lösungen aus einer Hand für nationale und internationale Unternehmen jeder Rechtsform und Größe, Unternehmer, Vereine, Stiftungen sowie Privatpersonen, in den Bereichen:
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Bildquelle: iStock-1324665061 Whistle Blower
