Jährliche Befragung von Krankenhäusern wird durch assistentengestützte Formulare vereinfacht. Neue Online-Lösung vermeidet Medienbrüche und manuelle Datenerfassung und steigert die Nutzfreundlichkeit.

Dettingen/Teck, 29.11.2017 – Die cit GmbH, Spezialist für formular- und dokumentbasierte Software, hat mit der Deutschen Stiftung Organtransplantation (DSO) ein assistentengestütztes Formular für die jährliche Befragung von Krankenhäusern, in denen Organentnahmen stattfinden, entwickelt.

Die DSO mit Hauptsitz in Frankfurt am Main ist die nach dem Transplantationsgesetz beauftragte Koordinierungsstelle für die postmortale Organspende in Deutschland. Sie bietet den rund 1.300 Entnahmekrankenhäusern in Deutschland umfassende Dienstleistungen bei den Abläufen der Organspende an. Dazu gehören die organisatorische Unterstützung bei der qualifizierten Feststellung des Todes, die Teilnahme am Gespräch mit den Angehörigen, die medizinischen Maßnahmen zur Erhaltung von Organen und zum Schutz der Organempfänger sowie die Koordinierung der Organentnahme und des Transports der Organe zum Transplantationszentrum.

Zur weiteren Optimierung und Qualitätsicherung der Zusammenarbeit führt die DSO einmal jährlich eine Befragung der Entnahmekrankenhäuser durch. Darin müssen etwa 30 bis 40 Fragen zur organisatorischen Struktur im Krankenhaus sowie zu vorgenommenen Organentnahmen beantwortet werden. Bisher lagen die Fragebögen für diese Befragung in Excel- oder PDF-Formularen vor. Nach dem Ausfüllen übermittelten die Krankenhäuser die Informationen per Post, Fax oder E-Mail an die DSO. Dort mussten die Daten der rund 1.300 Krankenhäuser anschließend manuell in eine Datenbank übertragen werden.

Mit der neuen Lösung auf der Basis von assistentengestützten Online-Formularen gehört der für die DSO sehr aufwändige Erfassungsvorgang der Vergangenheit an. Die neuen Online-Formulare tragen dabei dem Wunsch der Stiftung Rechnung, dass die Erfassung direkt durch die Teilnehmer geschieht, ohne dass diese unmittelbar auf das interne System zugreifen müssen. Das steigert die Sicherheit der Lösung.

Neben der Beseitigung des Medienbruchs und der doppelten Erfassung der Daten wurden bei der Umstellung auf cit intelliForm auch weitere Anforderungen umgesetzt. So wurde sichergestellt, dass die Mitarbeiter eines Krankenhauses nur die Daten des eigenen Hauses einsehen können. Die Krankenhaus-Mitarbeiter können einfach die eingegebenen Daten aus dem vergangenen Jahr abrufen, was den Ausfüllprozess sehr erleichtert. Der Ausfüllprozess kann jederzeit unterbrochen und später mit den bereits eingegebenen Daten fortgesetzt werden. Dabei werden die Daten nicht lokal, sondern zentral zwischengespeichert, damit auch mehrere Personen innerhalb des Krankenhauses von verschiedenen Rechnern aus am Formular arbeiten können und jederzeit uneingeschränkten Zugriff auf die eigenen Daten haben.

„Die Zusammenarbeit mit der cit hat wirklich wunderbar geklappt“, erklärt Peter Mehring, Leiter der IT-Abteilung bei der DSO. „Wir hatten an der ein oder anderen Stelle sehr spezielle Anforderungen an die Software, fühlten uns bei der Suche nach passenden Lösungen aber immer sehr gut beraten.“

„Wir freuen uns, dass wir mit cit intelliForm bei der Deutschen Stiftung Organtransplantation überzeugen konnten“, ergänzt Thilo Schuster, Geschäftsführer bei cit. „Vom Einsatz des neuen assistentengestützten Formulars profitieren beide Seiten: die Krankenhäuser und die DSO – der Ausfüllprozess ist nun wesentlich komfortabler und die Auswertung deutlich weniger fehleranfällig und außerdem schneller.“

Inzwischen bereitet die DSO bereits den dritten Durchgang der Befragung mithilfe des Formularassistenten vor.

„Wir haben uns für die Lösung der cit entschieden, weil es damit im Grunde sehr einfach ist, von der Idee zum fertigen Online-Formular zu kommen. Außerdem bringt cit intelliForm viele interessante Features mit, die wir später einmal nutzen wollen – beispielsweise das Hochladen und Einbinden von Fotos oder das Einlesen von PDF-Formularen“, so Mehring.

Für die Zukunft plant die Stiftung bereits weitere Einsatzmöglichkeiten des Formularassistenten.

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Mit der innovativen Produktfamilie cit intelliForm unterstützt die cit öffentliche Auftraggeber und Unternehmen wie Banken und Versicherungen bei der webbasierten Umsetzung komplexer Antrags- und Verwaltungsabläufe im E-Government und im Kundenservice. Die assistentengestützten Formulare, mobilen Anwendungen und Formularlösungen von cit verbessern den Kundenservice, beschleunigen Prozesse und reduzieren Aufwände und Kosten. Dabei erstreckt sich das Lösungsspektrum von cit von einfachen, ausfüllbaren PDFs bis hin zu komplexen Formular-Assistenten.
Zu den Kunden der cit gehören viele Behörden und Institutionen im öffentlichen Bereich wie zum Beispiel die Länder Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, die Landeshauptstädte Stuttgart, Dresden und Erfurt ebenso wie die Deutsche Forschungsgemeinschaft. Weiterhin gehören zu den Kunden namhafte Unternehmen wie der W. Kohlhammer Verlag und die netbank AG. Die Produkte von cit werden auch von innovativen Partnern wie u. a. der Datenzentrale Baden-Württemberg, der OpenLimit SignCubes AG oder der T-Systems erfolgreich eingesetzt.
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