Optimierung von Medienrecherche und -einkauf

Wo Tag für Tag neue innovative Projekte mit engen Deadlines umgesetzt werden, müssen Workflows reibungslos funktionieren und ineinandergreifen. Zu den zeitintensiven Abläufen in der Branche zählen die Recherche von Bildern und anderen Medien und der anschließende Einkauf, der die Lizenzierung und die Klärung der Nutzungsbedingungen beinhaltet. Es stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich diese Arbeitsschritte effizienter gestalten und an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen. Insbesondere die Nutzung einer Meta-Suchmaschine kann die Medienrecherche von Grund auf vereinfachen und den gesamten Beschaffungsprozess optimieren.

Die digitale Recherche von Medien und das Erwerben der entsprechenden Lizenzen gehören bei Agenturen, Redaktionen und anderen Kreativen zum Daily Business. Eine erste Anlaufstelle sind meist die bekannten Bildagenturen im Netz, die umfangreiches Material an Editorial- und Stockfotos bereitstellen. Außerdem gibt es für fast jede noch so ausgefallene Nische einen Anbieter, der ein fachspezifisches Portfolio an Bildern und Videos offeriert. Manchen Agenturen ist es nicht bewusst, doch gerade die Vielzahl an Anbietern eröffnet die Möglichkeit, passenden Content im gewünschten Qualitäts- und Preisrahmen zu finden.

Die Grenzen der Vielfalt

Alle Anbieter-Websites einzeln nach geeignetem Material für das anstehende Projekt zu durchforsten, ist ohne Zweifel sehr zeitaufwendig. Doch wie soll man die Bilder in unterschiedlichen Fundstellen vergleichen, um zu entscheiden, welches die Kampagne zu einem Erfolg macht? Hinzu kommt, dass für alle Anbieter eigene Benutzerkonten angelegt werden müssen und sich oftmals auch die Suchlogik und die Bedienung unterscheiden. Leicht entsteht ein Wildwuchs an individuellen Accounts und letztlich fehlt den Verantwortlichen in den Agenturen der Überblick darüber, wo die Mitarbeiter angemeldet sind und welche Bild- und Mediendatenbanken und sonstige Anbieter tatsächlich regelmäßig frequentiert werden. Vor allem unter Zeitdruck gibt es im stressigen Agenturalltag die Tendenz, in den immer gleichen Quellen zu suchen und auf neue Mediendatenbanken oder passendere Sammlungen zu verzichten. Ist der Kunde unzufrieden mit der Auswahl, werden nicht selten deutlich kostenintensivere Shootings beauftragt.

Sind Recherche und Download abgeschlossen, ergeben sich weitere Fragen. Der Speicherort von Bildern und anderen Medien muss für alle Zuständigen erreichbar sein. Wo liegen diese genau? Wer soll Zugriff haben? Hier verlassen sich Agenturen zumeist auf gängige Datenbank-Tools. Je nach eingesetzter Softwarelösung gelingt es dann mehr oder weniger, die betreffenden Bilder und Videos etc. so zu speichern, dass sie später effizient wiedergefunden werden können.

Bei der Speicherung oft vernachlässigte Aspekte sind die Gültigkeit sowie die Art des Verwendungsrechts der einzelnen Medienlizenzen. Durch die Vielzahl an Downloads ist oftmals unklar, welche Assets überhaupt weiterverwendet werden dürfen.

Viele Probleme – eine Lösung: die Meta-Suchmaschine

Wie lassen sich diese Herausforderungen in den Griff bekommen? Neben einem geregelten internen Workflow können spezialisierte Software-Tools helfen, den Einkauf von Mediendaten effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Eine solche Möglichkeit bietet eine Meta-Suchmaschine, die im Rahmen einer Suchanfrage auf gleich mehrere Datenbanken zugreift und sie nach passenden Bildern durchsucht. Die einheitliche Verwendung einer solchen Mediensuchmaschine durch die betreffenden Agenturmitarbeiter erleichtert die Zusammenarbeit zusätzlich: Die ermittelten Bilder können untereinander geteilt, verglichen und bewertet werden. Indem nicht nur die gewohnten Quellen durchforstet, sondern weitere Anbieter einbezogen werden, gelingt es, die indirekt auferlegte kreative Limitierung abzustreifen. Die so gewonnene Angebotsvielfalt übertrifft die der einzelnen Datenbanken erheblich. Zudem bleiben deutlich mehr Anbieter mit ihren Themen im Blick, als wenn selbst versucht wird, den Markt permanent auf neue oder konkret passende Kollektionen zu scannen.

Einsparpotenzial bieten Lösungen, die über ein integriertes Einkaufs- und Lizenzmanagement für die erworbenen Medien verfügen. Sie helfen, unnötige Mehrfacheinkäufe identischer Medienlizenzen und deren Nutzungsrechte zu vermeiden. Downloads und Kosten bleiben immer transparent im Überblick und können als Basis für aktuelle Abrechnungen und zukünftige Kalkulationen genutzt werden.

Agenturen sollten sich über die Anbieter entsprechender Produkte auf dem Markt informieren und vergleichen, welchen Umfang, welche Möglichkeiten und welche speziellen Problemlösungen sie bieten. Diejenigen, die viel Zeit und Energie bei der Suche nach geeigneten Medien verschiedener Anbieter aufwenden, können vom Einsatz einer Meta-Suchmaschine profitieren.

Aus der Praxis für die Praxis

Eine von Redaktionen und Agenturen im deutschsprachigen Raum stark genutzte Lösung für die Bildbeschaffung ist die Meta-Suchmaschine my-picturemaxx. Der Workflow kann damit effizienter gestaltet sowie die Übersicht über Lizenzen, Bilder und Kosten verbessert werden. Bereits bestehende Verträge mit Anbietern gelten hier in der Regel weiter, wenn der betreffende Medienanbieter in my-picturemaxx gelistet ist. Ansprechpartner für Medienlizenzierungen und Verwendungsumfang bleibt generell der Medienanbieter.

my-picturemaxx konzentriert sich ausschließlich auf die Mediensuche bei professionellen Bildagenturen und Content-Anbietern. Ob der Einsatz lohnt, kann eine Kosten-Nutzen-Rechnung zeigen. Zudem sollte die Agentur eine gewisse Einarbeitungszeit der Mitarbeiter einkalkulieren.

Autoren:
Britta Milde, Prokuristin picturemaxx AG
Kia Korsten, IT-Journalistin für Wordfinder

picturemaxx ist das weltweit größte Netzwerk professioneller Anbieter und Nutzer von digitalen Bildmedien, in dem die Teilnehmer Nutzungsrechte effizient beschaffen, organisieren und anbieten können.

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